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1、維護費用方面：

基于硬件的視頻會議系統，主要是依賴于硬件產品的質量好壞，如果硬件的某個部件出現問題，可能導致整個視頻會議系統的崩潰，用戶又必須重新購買一次價格昂貴的硬件產品。而軟件平臺的崩潰，無須任何費用，重新安裝一下軟件平臺和會議軟件即可。

2、靈活性方面：

軟件視頻會議系統，與會者可以使用聯網的任何一臺PC機，甚至與會者可以在火車上采用筆記本電腦無線接入參加遠程視頻會議。而硬件解決方案不夠靈活，視頻會議終端一般部署在固定的會議室，與會者開會必須到這個安裝有硬件視頻會議終端的房間才可以召開視頻會議。

3、功能方面：

軟件視頻會議系統，具有硬件視頻會議系統無法比擬的數據操作功能，如電子白板、文檔共享、Web共享、協同瀏覽、桌面共享、遙控共享、協同遙控、快照共享，文字討論、私聊功能等操作。而硬件視頻會議系統，幾乎沒有數據操作功能。

4、網絡要求方面：

軟件視頻會議系統，可以使用用戶現有的網絡環境。適合于從56kb的撥號、ADSL，專線，或者其他方式接入的網絡環境，適應所有的代理服務器和防火墻。可以滿足不同網絡環境需求。而硬件視頻會議系統，一般需要384kb以上的獨立線路或者專網，解決防火墻問題復雜，成本高。